Корпоративная почта на своём домене: что выбрать бизнесу

Адрес вида manager@gmail.com в подписи компании выглядит несерьёзно, а когда сотрудник увольняется, вместе с ним уходит и переписка с клиентами. Корпоративная почта на своём домене — например, sales@вашакомпания.kz — решает обе проблемы. Разберём, какие есть варианты и что важно настроить, чтобы письма доходили до адресатов, а не попадали в спам.

Зачем бизнесу почта на своём домене

• Доверие. Письмо с адреса компании выглядит официально и реже вызывает подозрения у клиентов.
• Контроль. Почтовые ящики принадлежат компании: при увольнении сотрудника ящик можно передать коллеге, а переписка сохранится.
• Удобство. Общие адреса вроде info@ или buh@ могут читать несколько сотрудников, а с ростом компании легко добавлять новые ящики.

Три основных варианта

1. Облачная почта крупного сервиса (например, Google Workspace или Яндекс 360). Почта работает на серверах сервиса, вы платите подписку за пользователя. Плюсы — надёжность и минимум администрирования. Минусы — ежемесячная плата растёт с числом сотрудников, данные хранятся у стороннего сервиса.

2. Почта у хостинг-провайдера. Многие хостинги дают почтовые ящики вместе с сайтом. Это недорого, но объём ящиков и возможности обычно ограничены, а качество доставки писем зависит от репутации серверов хостинга.

3. Собственный почтовый сервер (например, на базе Mailcow). Сервер разворачивается на вашем оборудовании или арендованном VPS. Данные полностью под вашим контролем, а стоимость не зависит от числа ящиков. Взамен сервер требует грамотной настройки и обслуживания: обновлений, резервного копирования, контроля репутации.

Что обязательно настроить, чтобы письма не попадали в спам

Независимо от варианта для домена нужно правильно настроить DNS-записи:

• MX — указывает, какой сервер принимает почту для домена;
• SPF — перечисляет серверы, которым разрешено отправлять письма от имени домена;
• DKIM — добавляет к письмам цифровую подпись, по которой получатель проверяет, что письмо не подделано;
• DMARC — сообщает почтовым сервисам, что делать с письмами, не прошедшими проверку SPF и DKIM.

Без этих записей письма компании чаще попадают в спам, а злоумышленникам проще рассылать письма от вашего имени.

Как перенести почту без потери писем

• создаём ящики на новой платформе для всех сотрудников;
• переносим старую переписку из прежних ящиков;
• переключаем MX-записи домена в нерабочее время;
• настраиваем почту на компьютерах и телефонах сотрудников;
• проверяем отправку и получение, а также записи SPF, DKIM и DMARC.

Что выбрать

Для небольшой компании, которой важно минимум хлопот, обычно подходит облачный сервис. Если сотрудников много, важно хранить данные у себя или нужна гибкая настройка, стоит рассмотреть собственный сервер с обслуживанием. Мы поможем сравнить варианты под вашу задачу и бюджет.

Specit настраивает корпоративную почту, переносит ящики и обслуживает почтовые серверы в Астане. Работаем по абонентскому договору или разово. Оставьте заявку или позвоните: +7 (747) 535-44-33.

Подробнее об услуге: Корпоративная почта на сервере Specit — от 1 000 ₸ за ящик в месяц с НДС.