Переезд офиса без простоя: как перенести IT-инфраструктуру за выходные

Переезд офиса почти всегда планируют вокруг мебели, ключей и договора аренды. IT-инфраструктуру часто оставляют «на потом» — и в первый рабочий день в новом офисе сотрудники сидят без интернета, принтеры не печатают, а 1С не открывается. Простой даже в один день обходится дороже, чем подготовка. Ниже — порядок действий, по которому мы переносим IT-инфраструктуру клиентов в Астане так, чтобы в понедельник офис работал в обычном режиме.

Почему IT нужно планировать раньше, чем грузчиков

Самые долгие этапы переезда от вас не зависят: подключение интернета в новом помещении у провайдера, прокладка кабельной сети (СКС), согласование с арендодателем места под серверный шкаф. Если начать за неделю до переезда, эти сроки уже не сдвинуть. Поэтому IT-часть стоит запускать сразу после того, как выбран новый офис.

Шаг 1. Обследование нового помещения

До подписания договора аренды или сразу после него инженер выезжает на объект и проверяет:

• какие провайдеры заведены в здание и можно ли подключить резервный канал;
• есть ли готовая кабельная сеть, в каком она состоянии и хватит ли розеток на все рабочие места;
• где разместить серверный шкаф или стойку: нужны отдельная розетка, вентиляция и ограниченный доступ;
• как будет работать Wi-Fi: сколько точек доступа потребуется на площадь и планировку;
• куда ставить камеры видеонаблюдения и считыватели СКУД, если они нужны.

По итогам вы получаете список работ и понимаете, что нужно сделать до переезда, а что можно перенести.

Шаг 2. Инвентаризация того, что переезжает

Составляем перечень всего оборудования: компьютеры, ноутбуки, серверы, сетевое оборудование, принтеры и МФУ, IP-телефоны, камеры. Для каждой позиции фиксируем, где она будет стоять в новом офисе и кто ей пользуется. Это помогает заранее увидеть, чего не хватает: розеток, коммутаторов, кабелей, ИБП.

Отдельно проверяем то, что не видно глазами: лицензии, учётные записи, настройки почты и доступов, внешние сервисы, привязанные к IP-адресу офиса (банк-клиенты, удалённый доступ, видеорегистраторы).

Шаг 3. Подготовка нового офиса до переезда

• монтаж или ремонт СКС и маркировка розеток по плану рассадки;
• подключение интернета и, по возможности, резервного канала от второго провайдера;
• установка и настройка серверного шкафа, коммутаторов, роутера и точек Wi-Fi;
• перенос или настройка IP-телефонии, чтобы номера офиса работали на новом месте;
• тестирование сети до того, как в помещение заедут люди.

Главная цель этого этапа — чтобы в новом офисе всё было готово к моменту, когда привезут компьютеры.

Шаг 4. Резервная копия перед отключением

Перед тем как выключить сервер и упаковать технику, делаем полную резервную копию: базы 1С, файловые хранилища, почта, конфигурации сетевого оборудования. Копия хранится отдельно от перевозимого оборудования. Если при перевозке пострадает диск, данные можно будет восстановить.

Шаг 5. Переезд в выходные

Физический перенос и подключение лучше проводить в нерабочие дни. Типичный порядок:

• пятница вечером — отключение и упаковка серверов и сетевого оборудования;
• суббота — перевозка, установка серверного оборудования, запуск сети и серверов;
• воскресенье — подключение рабочих мест, принтеров и телефонов, проверка каждого места по списку.

Каждое рабочее место проверяем по одному чек-листу: сеть, интернет, доступ к 1С и общим папкам, почта, печать, телефон.

Шаг 6. Первый рабочий день

В понедельник утром инженер находится в офисе и сразу решает вопросы сотрудников на месте: где-то не подключён второй монитор, где-то не видно сетевого принтера. Обычно это мелочи, но лучше, когда их исправляют за минуты, а не через заявку.

Частые ошибки при переезде

• интернет в новом офисе заказали слишком поздно, и первые дни офис работает через мобильный роутер;
• серверный шкаф поставили в кладовку без вентиляции;
• забыли, что банк-клиент или удалённый доступ привязаны к старому IP-адресу;
• не сделали резервную копию перед перевозкой сервера;
• кабели не промаркированы, и подключение рабочих мест превращается в поиск нужной розетки.

Как мы сопровождаем переезд

Specit берёт IT-часть переезда целиком: обследование помещения, монтаж СКС, настройку сети, серверов, Wi-Fi, IP-телефонии и видеонаблюдения, перенос рабочих мест и поддержку в первые дни. Работаем как с постоянными клиентами по абонентскому договору, так и разово — только на время переезда. Заявки решаем в течение рабочего дня, срочные — в течение 2 часов.

Планируете переезд? Оставьте заявку или позвоните: +7 (747) 535-44-33. Инженер приедет на новый объект и составит план работ.

Подробнее об услугах: IT-аутсорсинг и монтаж СКС.